Attraverso una comunicazione chiara, corretta e immediata, il visual management permette di avere una rappresentazione visuale dello stato di un processo. I vantaggi di questa tecnica, però, non si fermano qui.
La necessità di rendere informazioni importanti usufruibili da tutti sta diventando un requisito fondamentale nella vita quotidiana, non solo lavorativa. Dal bollino che indica la distanza di un metro quando siamo in fila alle casse dei supermercati, alla forma ed al colore del segnale di “stop” quando guidiamo, le informazioni da identificare immediatamente, devono essere facilmente ed universalmente comprensibili ed individuabili.
Quando si parla di migliorare i processi interni ad un ambiente di lavoro, la necessità di segnalare in modo chiaro e immediato attività, urgenze, avanzamenti di lavoro e molto altro, diventa cruciale. Una soluzione molto utile in questi casi è il visual management. Questa tecnica prevede di utilizzare elementi visuali condivisi, che permettono di acquisire informazioni a colpo d’occhio.
Perché scegliere il visual management?
“Un’immagine vale più di mille parole” perché le immagini sono più facili da interpretare e ricordare. Quando si sceglie di adottare degli standard di visual management, quindi informazioni condivise e accettate da tutti, si rende esplicito l’abbinamento di forme, colori e posizioni per indicare uno stato ben preciso. Questo permette di utilizzare il flusso informativo a supporto del flusso operativo.
Ad esempio, la suddivisione di informazioni in contenitori dai colori diversi in base alla priorità o le foto delle posizioni in cui riporre determinati oggetti, in modo che possano essere disponibili velocemente e per tutti, permettono di aumentare la produttività diminuendo gli sprechi di tempo, solamente grazie a segnali visuali.
Quali sono i benefici del visual management?
L’utilità che più di frequente viene attribuita al visual management è quella di allarme. Come abbiamo detto nell’articolo Jidoka: l’importanza di poka-yoke e andon, infatti, i segnali visuali possono essere usati per richiamare l’attenzione degli altri in momenti di necessità.
Non si tratta dell’unico vantaggio che va riconosciuto questa tecnica.
Quando in un processo, un’azione va effettuata in un modo preciso, il modo più semplice per riuscire a replicarla senza discostarsi dal risultato desiderato è quello di inserire segnali visuali che permettono di monitorare in modo inequivocabile le impostazioni iniziali o lo stato in cui si trovano le risorse coinvolte. Esempi di questo tipo di applicazioni sono le indicazioni fornite attraverso un disegno che si deve trovare in una posizione esatta per poter ottenere un output corretto; piuttosto che indicatori come contagiri, tachimetri e flussimetri in cui lo sfondo è colorato con gli stessi colori del semaforo ad indicare lo stress a cui è sottoposto il macchinario su cui vengono installati.
Allo stesso modo, come già detto, possono essere introdotti degli standard per il posizionamento degli oggetti. Per garantire ordine e immediata individuabilità degli strumenti necessari a svolgere un lavoro, i loro contorni possono essere indicati dal nastro adesivo oppure si possono creare spazi appositi, con la forma esatta dell’oggetto da riporre. Sia che si tratti di un telefono o di una pinzatrice, piuttosto che di un trapano o di un martello, l’indicazione su dove e come posizionarli garantisce anche una maggiore sicurezza sul luogo di lavoro.
L’utilizzo di segnali visuali per indicare lo stato di avanzamento di un processo o la priorità da dare a diverse attività, oltre a ridurre lo stress dato dalla loro continua definizione soggettiva, permettono di avere un’informazione veloce rispetto a quanto resta da fare. La stessa tecnica può essere utilizzata per individuare la saturazione delle risorse in un’area, per ridistribuire le urgenze in modo oggettivo e più rapido.
La lista potrebbe essere molto più lunga, dal momento che le applicazioni del visual management sono pressoché infinite e con vantaggi sempre differenti. Questa tecnica, infatti, permette di ideare soluzioni sempre diverse e personalizzate in base al singolo ambiente e alle necessità dell’organizzazione.
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