Obstáculos para la creación de valor
Los desperdicios se producen en todas las empresas, pero el verdadero problema es que a menudo no se reconocen como tales. En Japón se denominan muda y son el primer obstáculo para la productividad de una organización.
Un proceso que se ejecuta lentamente cuesta más, tiene menor calidad percibida y peor entrega al cliente. Para que un proceso sea rápido, hay que eliminar los obstáculos al flujo, reduciendo así los desperdicios y teniendo un impacto positivo en los costos.
Los obstáculos identificados por el sistema lean son de tres tipos, las 3 MU:
- muda: término japonés que significa desecho, representa todo lo que no sirve para nada.
- muri: la sobrecarga, ya sea de trabajo, recursos, personas u otros. Aparece cuando las operaciones requeridas superan la carga que el proceso podría soportar en condiciones óptimas.
- mura: la irregularidad. Es una combinación de muda y muros, de momentos de derroche y momentos de sobrecarga. Es en la irregularidad donde encontramos el origen del despilfarro, debido a que un concepto importante en el sistema lean es la estabilidad de los sistemas de producción, lo contrario de mura.
Mura, el origen de todos los residuos
Como se ha mencionado anteriormente, las muras son las irregularidades que dan lugar a los disperdicios; para combatirlas y construir sistemas de producción estables con parámetros de proceso constantes en el tiempo, es necesario comprender sus causas.
Las 3 causas principales de la mura son:
- La "no calidad", como fabricar un producto defectuoso. Esto genera muda y sobrecargas, ya que habrá que apresurarse para recuperar la pieza desechada y ponerse al día con la producción.
- La demanda, lo que puede dar lugar a fluctuaciones entre periodos de sobrecarga y de falta de saturación. En el caso de la mayoría de los productos, una gestión adecuada de la demanda y de la cadena de suministro puede limitar esta variabilidad y hacerla aceptable.
- La falta de estandarización de los productos, que dentro de la organización amplifica las perturbaciones presentes en el exterior.
Muda: los 7 desechos
Para reconocer los muda es necesario, en primer lugar, ser consciente de que existen dos tipos de actividades en un proceso: VA -actividades de valor añadido que crean valor percibido para el cliente- y NVA -actividades sin valor agregado. Muda son las actividades que no crean valor para el cliente.
La teoría lean clásica identifica siete tipos:
- Sobreproducción: producir más de lo que se necesita en la siguiente fase del proceso, o producir antes de la necesidad real.
Por ejemplo: en la fábrica producir más piezas de las que realmente necesita el cliente; en la oficina crear informes innecesarios.
La muda "sobreproducción" es lo contrario del just-in-time, cuyo objetivo es dar lo que se necesita, cuando se necesita, en la cantidad y en el lugar donde se necesita. Es el despilfarro más peligroso porque puede generar en cascada todos los demás: la producción de piezas en exceso genera existencias, esperas, transporte y procesos incorrectos. Además, es especialmente insidioso porque encierra el riesgo de propagación de defectos en el sistema.
- Esperas: inactividad de los recursos de procesamiento o transformación (por ejemplo, maquinaria o personas) que puede deberse a la falta de materiales, a fallas en los equipos, a retrasos debidos a lotes que esperan su llegada, a la falta de experiencia que tarda en cubrir la falta de un operador.
Ejemplos concretos: en una fábrica, cuando un operador permanece inactivo junto a una máquina durante el ciclo de procesamiento de un sistema automatizado; en una oficina, cuando un empleado tiene que esperar la firma de aprobación de un superior en un documento.
- Transportes: es el movimiento de recursos antes, después y durante su procesamiento. Cualquier transporte innecesario incrementa los costos sin añadir valor, además de aumentar el riesgo de dañar los productos o perderlos.
Ejemplos: en la fábrica, la transferencia de componentes desde un almacén a la línea de producción; en la oficina, el movimiento de datos a través de medios físicos, como memorias USB y discos duros, o a través de internet.
- Procesos incorrectos: es una muda poco llamativa y por lo tanto tiende a olvidarse; un proceso mal diseñado es un despilfarro y a su vez genera otros residuos.
Porejemplo: en la fábrica realizar liberaciones de materiales cuando un proveedor ya garantiza productos sin defectos; en la oficina reenviar un pedido de compra a un proveedor basándose en un pedido de venta introducido con información incompleta.
- Inventarios: acumulaciones de recursos para ser transformados, en transformación o procesados. Los inventarios, entre otras cosas, llevan a ocultar problemas, impidiendo que el equipo los aborde y resuelva. Acumular inventario es la forma más fácil de protegerse contra ineficiencias y procesos imprevistos, casi como si fuera un seguro contra errores y defectos. Para la empresa, sin embargo, son un despilfarro y, por tanto, un costo.
WIP (material en proceso): en la fábrica, cantidades excesivas de productos semiterminados entre etapas; en la oficina, la presencia de lotes de archivo en espera de ser procesados.
- Movimientos: cualquier movimiento innecesario o realizado de forma incorrecta. A diferencia de la muda de transporte, el muda de movimientos no se refiere a los productos, sino a los trabajadores.
Por ejemplo: en la fábrica, una disposición incorrecta de la maquinaria y los equipos en una línea de producción genera un exceso de movimientos por parte de los operadores; en la oficina, buscar un archivo en un escritorio desordenado hace perder mucho más tiempo que una estructurada normalizada y clara de carpetas virtuales.
- Defectos: generación de resultados defectuosos, es decir, que no se ajustan a lo requerido por el cliente o a sus especificaciones técnicas. Algunos defectos obligan retrabajar el producto, lo que aumenta su costo de producción.
Un producto defectuoso entregado a un cliente hace que éste lo rechace y causar que vaya con la competencia. En la oficina, los datos que faltan o son incorrectos en el sistema se consideran defectos. Enviar a un cliente una factura incompleta, por ejemplo, obliga a repetir la operación, retrasando el pago del servicio prestado.
No todas las mudas se pueden eliminar, pero siempre hay que identificarlas como residuos. Saber distinguir entre actividades con valor agregado y actividades sin valor agregado es el primer paso hacia la transformación lean. Si un muda no puede eliminarse, puede conocerse, analizarse y reducirse en la medida de lo posible.
La reducción de residuos (muda), la gestión de la sobrecarga (muri) y la minimización de la irregularidad (mura) son objetivos fundamentales para las organizaciones que pretenden aumentar su competitividad en el mercado y satisfacer las necesidades de los clientes a través de la eficiencia, la calidad y la fiabilidad de sus procesos.