Los desperdicios se producen en todas las empresas, pero el verdadero problema es que a menudo no se reconocen como tales. En Japón se denominan muda y son el primer obstáculo para la productividad de una organización.
Un proceso que se ejecuta lentamente cuesta más, tiene menor calidad percibida y peor entrega al cliente. Para que un proceso sea rápido, hay que eliminar los obstáculos al flujo, reduciendo así los desperdicios y teniendo un impacto positivo en los costos.
Los obstáculos identificados por el sistema lean son de tres tipos, las 3 MU:
Como se ha mencionado anteriormente, las muras son las irregularidades que dan lugar a los disperdicios; para combatirlas y construir sistemas de producción estables con parámetros de proceso constantes en el tiempo, es necesario comprender sus causas.
Las 3 causas principales de la mura son:
Para reconocer los muda es necesario, en primer lugar, ser consciente de que existen dos tipos de actividades en un proceso: VA -actividades de valor añadido que crean valor percibido para el cliente- y NVA -actividades sin valor agregado. Muda son las actividades que no crean valor para el cliente.
La teoría lean clásica identifica siete tipos:
- Sobreproducción: producir más de lo que se necesita en la siguiente fase del proceso, o producir antes de la necesidad real.
Por ejemplo: en la fábrica producir más piezas de las que realmente necesita el cliente; en la oficina crear informes innecesarios.
La muda "sobreproducción" es lo contrario del just-in-time, cuyo objetivo es dar lo que se necesita, cuando se necesita, en la cantidad y en el lugar donde se necesita. Es el despilfarro más peligroso porque puede generar en cascada todos los demás: la producción de piezas en exceso genera existencias, esperas, transporte y procesos incorrectos. Además, es especialmente insidioso porque encierra el riesgo de propagación de defectos en el sistema.
- Esperas: inactividad de los recursos de procesamiento o transformación (por ejemplo, maquinaria o personas) que puede deberse a la falta de materiales, a fallas en los equipos, a retrasos debidos a lotes que esperan su llegada, a la falta de experiencia que tarda en cubrir la falta de un operador.
Ejemplos concretos: en una fábrica, cuando un operador permanece inactivo junto a una máquina durante el ciclo de procesamiento de un sistema automatizado; en una oficina, cuando un empleado tiene que esperar la firma de aprobación de un superior en un documento.
- Transportes: es el movimiento de recursos antes, después y durante su procesamiento. Cualquier transporte innecesario incrementa los costos sin añadir valor, además de aumentar el riesgo de dañar los productos o perderlos.
Ejemplos: en la fábrica, la transferencia de componentes desde un almacén a la línea de producción; en la oficina, el movimiento de datos a través de medios físicos, como memorias USB y discos duros, o a través de internet.
- Procesos incorrectos: es una muda poco llamativa y por lo tanto tiende a olvidarse; un proceso mal diseñado es un despilfarro y a su vez genera otros residuos.
Porejemplo: en la fábrica realizar liberaciones de materiales cuando un proveedor ya garantiza productos sin defectos; en la oficina reenviar un pedido de compra a un proveedor basándose en un pedido de venta introducido con información incompleta.
- Inventarios: acumulaciones de recursos para ser transformados, en transformación o procesados. Los inventarios, entre otras cosas, llevan a ocultar problemas, impidiendo que el equipo los aborde y resuelva. Acumular inventario es la forma más fácil de protegerse contra ineficiencias y procesos imprevistos, casi como si fuera un seguro contra errores y defectos. Para la empresa, sin embargo, son un despilfarro y, por tanto, un costo.
WIP (material en proceso): en la fábrica, cantidades excesivas de productos semiterminados entre etapas; en la oficina, la presencia de lotes de archivo en espera de ser procesados.
- Movimientos: cualquier movimiento innecesario o realizado de forma incorrecta. A diferencia de la muda de transporte, el muda de movimientos no se refiere a los productos, sino a los trabajadores.
Por ejemplo: en la fábrica, una disposición incorrecta de la maquinaria y los equipos en una línea de producción genera un exceso de movimientos por parte de los operadores; en la oficina, buscar un archivo en un escritorio desordenado hace perder mucho más tiempo que una estructurada normalizada y clara de carpetas virtuales.
- Defectos: generación de resultados defectuosos, es decir, que no se ajustan a lo requerido por el cliente o a sus especificaciones técnicas. Algunos defectos obligan retrabajar el producto, lo que aumenta su costo de producción.
Un producto defectuoso entregado a un cliente hace que éste lo rechace y causar que vaya con la competencia. En la oficina, los datos que faltan o son incorrectos en el sistema se consideran defectos. Enviar a un cliente una factura incompleta, por ejemplo, obliga a repetir la operación, retrasando el pago del servicio prestado.
No todas las mudas se pueden eliminar, pero siempre hay que identificarlas como residuos. Saber distinguir entre actividades con valor agregado y actividades sin valor agregado es el primer paso hacia la transformación lean. Si un muda no puede eliminarse, puede conocerse, analizarse y reducirse en la medida de lo posible.
La reducción de residuos (muda), la gestión de la sobrecarga (muri) y la minimización de la irregularidad (mura) son objetivos fundamentales para las organizaciones que pretenden aumentar su competitividad en el mercado y satisfacer las necesidades de los clientes a través de la eficiencia, la calidad y la fiabilidad de sus procesos.