Un problema si verifica quando vi è una discrepanza tra la realtà e lo standard, con una causa sconosciuta e origine nel passato, e rimane tale finché non viene eliminata in modo definitivo la causa che lo ha generato. Il problem solving è il processo attraverso il quale si colma questo divario, applicando il metodo scientifico per riportare la situazione allo standard desiderato.
Benefici del problem solving
Il problem solving è un processo trasversale, applicabile a diversi settori e realtà aziendali. Il principale vantaggio consiste nel focalizzare le risorse sull'identificazione e rimozione delle cause alla base dei problemi, evitando di limitarsi all'eliminazione dei sintomi. Ciò consente di superare interventi temporanei e garantire soluzioni sostenibili nel tempo.
Come si applica il problem solving?
Per eseguire correttamente un processo di problem solving è necessario adottare l’approccio scientifico, applicando il ciclo SPDCA:
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Scan: analisi del contesto per definire lo stato attuale, identificando sprechi e deviazioni dallo standard.
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Plan: individuazione della causa radice, definizione delle contromisure, degli indicatori e delle attività necessarie alla risoluzione del problema.
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Do: implementazione del piano di azione.
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Check: verifica della coerenza tra attività svolte e piano definito, oltre al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
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Act: standardizzazione del nuovo metodo e sua applicazione a contesti simili.
Fase 1: analisi del problema
L'analisi inizia con l'identificazione dell'effetto del problema e termina con la comprensione della sua origine primaria. Per svolgere al meglio questa fase si utilizzano le 3G:
- Genba “vai sul posto”: andare dove ha luogo l’azione, per constatare il problema in modo oggettivo ed evidenziare i fattori che lo influenzano.
- Genbutsu “esamina fisicamente l'oggetto o come viene erogato il servizio”: focalizzarsi sulla parte di prodotto/macchina/processo in cui il problema si verifica e capire come avviene, studiare la parte danneggiata per capire come è fatta e come funziona o indagare il perché il servizio non viene erogato correttamente e come dovrebbe essere nella normalità.
- Gengitsu “controlla fatti e dati”: raccogliere dati e analizzarli.
Un ulteriore supporto viene fornito dal diagramma 4M+E, che suddivide le potenziali cause in cinque fattori: Men, Materials, Machines, Methods, Environment.
Fase 2: ricerca della causa radice
La seconda fase serve a individuare la causa radice del problema partendo dalla fine e ricostruendo a ritroso il percorso di causa-effetto. Per farlo si utilizza lo strumento dei 5 why o 5 perché utile a tracciare la catena di causalità.
Considerando come punto di partenza il problema riscontrato ci si chiede 5 volte il perché si osservino determinati per arrivare alla vera causa radice (talvolta sono necessarie più iterazioni, talvolta meno). La lunghezza della reiterazione è legata alla lunghezza della catena causa-effetto. Quanto più lunga sarà la catena causa-effetto, tante più volte dovremo chiederci perché per arrivare alla causa radice.
Fase 3: identificazione delle contromisure e prioritizzazione
Una volta individuata la causa radice, è necessario definire le azioni correttive, valutandole in base a priorità, importanza e urgenza.
Per arrivare a definire le potenziali contromisure è possibile utilizzare il brainstorming, uno strumento di creatività di gruppo utilizzato per fare emergere idee. Generalmente si svolge con un team polivalente formato da risorse provenienti da aree aziendali diverse, ciascuna con la propria competenza e conoscenza
Successivamente, le azioni correttive vengono classificate attraverso strumenti di prioritizzazione come la Matrice di Eisenhower e la Matrice delle Priorità.
La Matrice di Eisenhower è uno strumento visual che aiuta a categorizzare le attività in carico utilizzando i criteri di importanza e urgenza. Concepita dall’ex Generale e Presidente degli Stati Uniti Dwight D. "Ike" Eisenhower vede nell’asse delle ascisse la variabile urgenza e in quello delle ordinate l’importanza. Il criterio per valutare l’urgenza di un’attività è il tempo, le attività più urgenti saranno quelle che presentano una deadline imminente il cui range di tempo a disposizione per portarle a termine è breve in relazione all’entità dell’attività da compiere. Per la definizione dell’importanza il criterio va invece stabilito. Le attività più importanti sono solitamente attività a impatto elevato su un determinato aspetto (per esempio: costo, sforzo, difficoltà, entità del cambiamento, potenziali benefici, ecc.).
La combinazione di alta e bassa importanza e urgenza individua 4 quadranti nella matrice:
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Elevata urgenza e importanza: attività da svolgere immediatamente.
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Elevata urgenza, ma bassa importanza: attività da delegare.
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Elevata importanza, ma bassa urgenza: attività da pianificare.
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Bassa urgenza e importanza: attività da valutare per un'eventuale eliminazione.
La Matrice delle Priorità permette invece di discriminare le attività da compiere in relazione allo sforzo e all’impatto necessari per svolgerle.
Per categorizzarle è necessario definire in che termini valutare lo sforzo – per esempio: costo, energia, tempo, ecc… - e l’impatto – per esempio: efficacia, tempi di ritorno dell’investimento, entità del cambiamento. Si identificano:
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Alto impatto, basso sforzo: azioni prioritarie.
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Basso impatto, basso sforzo: implementabili se il tempo lo consente.
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Alto impatto, alto sforzo: da valutare attentamente.
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Basso impatto, alto sforzo: sconsigliate.
Fase 4: definizione del piano d'azione e monitoraggio
L'implementazione del problem solving si conclude con la creazione di un piano d'azione, utilizzando il metodo 5W2H:
- What: che cosa succederà?
- Why: in vista di quale obiettivo?
- Who: chi sarà coinvolto nella soluzione?
- Where: dove accadrà?
- How: come avviene?
- How much: quanto tempo sarà richiesto?
L’aggiunta della seconda H permette di trasformare lo strumento utilizzato da qualitativo a quantitativo, definendo degli indicatori SMART. Rispondere a queste domande permette di creare un semplice e sintetico piano d’azione utile a tradurre gli obiettivi in azioni concrete, motivate e monitorabili.
Un processo di problem solving efficace consente di affrontare le criticità aziendali in modo strutturato, garantendo risultati sostenibili nel tempo. L'applicazione del metodo SPDCA, combinata con strumenti di analisi e prioritizzazione, permette di eliminare le cause radice dei problemi, migliorando la qualità e l'efficienza dei processi aziendali.