Se la nostra capacità di problem solving non è ben allenata, capita di non sapere con esattezza come affrontare una situazione complicata o di ottenere risultati diversi da quelli attesi dal processo di risoluzione.
Per capire cos’è davvero e come funziona il problem solving, basta immaginare di avere di fronte a sé un macchinario mai visto prima, che non vuole proprio saperne di funzionare e la cui garanzia non è più valida.
Per capire cosa non permette al macchinario di funzionare, probabilmente si inizierebbe a smontare la sua copertura, per capire cosa c’è dentro. Una volta visto cosa contiene, si potrebbe trovare ciò che si conosce e verificare che sia tutto correttamente posizionato e funzionante. A questo punto, rimarrebbero alcune parti che non si conoscono, ma che potrebbero essere il vero problema.
Quindi, il mancato funzionamento rappresenta l’effetto, ma la causa è da ricercare più in profondità, in maniera scientifica e analizzando tutto il possibile.
L’utilità del problem solving
Nella vita privata, capita a tutti di trovarsi in situazioni comuni, in cui si devono prendere decisioni velocemente. Applicando il problem solving si riescono ad individuare soluzioni semplici a problemi complessi e, accelerando lo svolgimento delle proprie attività.
Cosa succede, però, quando si applica il problem solving alle attività lavorative? Si possono risparmiare nuovi investimenti, ridurre gli sprechi esistenti, rendere più brevi i tempi di risposta al cliente e molto altro.
In tutte le aziende in cui auxiell opera, si è assistito a molte applicazioni di questa tecnica da parte di persone da tutte le aree funzionali. Questo perché i miglioramenti apportati grazie a soluzioni semplici e veloci sono immediatamente percepibili. Se, ad esempio, in un’azienda le spedizioni procedono a rilento, magari il problema è la mancanza di evidenza della necessità di produrre più velocemente o in maggior quantità; o ancora, se molti clienti si lamentano di prodotti difettosi, potrebbe esserci un problema di taratura dei macchinari. In entrambi i casi, la causa radice può essere individuata solo con il coinvolgimento degli operatori, che segnalato il problema, possono supportare il management nell’individuazione della soluzione più adatta.
Strumenti utili per il problem solving
Esistono molti tool per individuare le cause profonde di situazioni spiacevoli o trovare la corretta soluzione, alcuni sono nati direttamente dalle applicazioni del lean system:
- i 5 Perché (5 why’s) che aiutano ad individuare la causa radice. La tecnica fondamentale che prevede di domandarsi 5 volte il perché delle cose, in modo da analizzare di volta in volta una risposta più profonda, fino ad arrivare alla causa radice della situazione che stiamo affrontando
- il più comune approccio A3 per la risoluzione dei problemi, che aiuta a raccogliere, analizzare ed usare le informazioni conosciute costruendo una storyline, per poter utilizzare il problema come opportunità di miglioramento
- il diagramma di Ishikawa o diagramma a spina di pesce, utilizzato per scoprire i problemi più profondi, legati a episodi ben conoscibili in ambiti precisi (persone, materiali, macchinari, metodi ed ambiente)
- la tecnica del 5W2H (why, who, when, where, how ed how much), un metodo per indagare le cause del problema scomponendolo, utile per creare step per la risoluzione di tutte le possibili cause radice
Esistono molte tecniche sia per l’individuazione delle cause, sia per l’ideazione delle soluzioni più adeguate, che potranno sempre e comunque essere migliorate applicando e riapplicando il problem solving. L’importante sarà sempre pensare in maniera creativa alle soluzioni più semplici, per poter velocizzare i processi ed aumentare il valore per il cliente.