El método de las 5S
Desarrollado en Japón y adoptado por Toyota como parte integral de su sistema de producción, el método de las 5S es un componente esencial del sistema de limpieza. Se centra en mejorar la organización del lugar de trabajo para aumentar la eficacia y la productividad, reduciendo al mismo tiempo los residuos.
La técnica es extremadamente útil en diversos contextos, especialmente cuando nos enfrentamos al desorden y la suciedad, los objetos mal colocados, los cajones desbordados y el espacio limitado. Las 5S permiten organizar todo lo que se tiene de forma eficaz y racional. Gracias a esta técnica, es posible mejorar la gestión del espacio y de los materiales, facilitando la vida diaria y reduciendo el estrés relacionado con el desorden.
Sus orígenes se remontan al concepto de "Kaizen", término japonés que significa mejora continua, y puede aplicarse en todas las áreas de trabajo de una empresa.
5S: Definiciones
Las "5S" representan cinco principios de acción,, cada uno de los cuales empieza por la letra "S" según la terminología japonesa:
Seiri (ES: Seleccionar): el primer paso de la técnica consiste en separar los objetos necesarios de los inútiles y eliminar estos últimos. De este modo, se aprovecha mejor el espacio y se reduce el tiempo dedicado a buscar materiales, herramientas e información.
A nivel práctico, se define la frecuencia de uso de cada objeto para determinar la necesidad de mantenerlo en el espacio de trabajo. Los objetos con una frecuencia de uso baja se trasladan a un espacio denominado Zona Roja. Una vez definido un plazo coherente con la actividad desarrollada en el puesto de trabajo, si el objeto resulta necesario durante las operaciones de trabajo, puede retirarse de la Zona Roja. Lo que permanece en ella después del intervalo de tiempo establecido se elimina de forma permanente.
Seiton (ES: Ordenar): permite identificar un único lugar para cada objeto necesario. Esto reduce el número de movimientos y el tiempo necesario para buscar los objetos y mejora la seguridad del puesto de trabajo. Identificación de un único lugar para cada objeto necesario. Los objetos deben colocarse cerca del punto de uso, garantizando la accesibilidad y utilizando criterios compartidos que faciliten la localización, recuperación y reubicación de las herramientas.
Seiso (ES: Limpiar): consiste en identificar y eliminar la suciedad del lugar de trabajo al tiempo que se inspecciona para eliminar las fuentes que la producen. La limpieza hace que el entorno de trabajo sea más confortable, mejora los niveles de seguridad y aumenta la vida útil de los objetos.
Seiketsu (ES: Estandarizar): las reglas se crean para la selección de los objetos necesarios, pero sobre todo para mantener el orden y la limpieza. Esto aumenta la productividad y la eficacia y materializa los esfuerzos realizados con los 3 primeros. Se deben definir ubicaciones incuestionables de todos los objetos y programar un plan de limpieza que incluya quién, cuándo, cómo y dónde se llevarán a cabo las tareas.
Shitsuke (ES: Sostener): para evitar retrocesos, es necesario aplicar rigurosamente la técnica a lo largo del tiempo y mejorar los estándares creados. Para ello, se pueden programar actividades periódicas de evaluación, en las que también se pueden habilitar espacios para compartir y premiar las mejoras.
Come applicare le 5S
La implementación de las 5S sigue un camino estructurado que comienza con la comprensión de las condiciones de trabajo actuales y continúa con los siguientes pasos, que pueden trazarse utilizando el método SPDCA.
SCAN: identificar el área en la que aplicar la técnica, definir equipos de trabajo y líderes de equipo, y comprobar la disponibilidad de recursos.
PLAN: formalizar la pleneación de actividades a través de determinadas técnicas, como el 5W2H.
DO: entrenar, hacer frente a posibles resistencias, aplicar prácticamente el método siguiendo estrictamente la secuencia.
CHECK: comprobar el progreso de las actividades y, posteriormente, el nivel de ejecución.
ACT: realizar auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento de las normas y fomentar la retroalimentación para la mejora continua.
Ventajas de la metodología 5S
La adopción de las 5S aporta numerosas ventajas en términos de productividad y entorno de trabajo. Algunas de estas incluyen:
Mayor eficiencia: reducir el desorden y organizar el lugar de trabajo reduce el tiempo perdido buscando herramientas o materiales, aumentando la productividad.
Mejor calidad del producto: un entorno de trabajo limpio y bien organizado reduce la probabilidad de errores o defectos.
Mayor seguridad: la limpieza y la organización reducen el riesgo de accidentes laborales.
Mejora de la moral del personal: un entorno limpio y ordenado aumenta la moral y la satisfacción de los empleados.
Cultura de solución de problemas: las 5S fomentan el pensamiento crítico constante y la resolución de problemas entre los empleados, facilitando un entorno en el que la mejora continua se convierte en parte de la cultura corporativa.
En conclusión, las 5S representan no sólo una metodología de organización física, sino también un cambio cultural. La mejora resultante puede transformar toda la filosofía de funcionamiento de una empresa, aportando resultados tangibles y una mayor satisfacción del cliente. Implantar las 5S significa adoptar un enfoque proactivo para mantener la calidad y la eficiencia en todos los aspectos del trabajo diario.
Casos de éxito en los que hemos aplicado la técnica de las 5S
Las 5S es una de las primeras técnicas que aplicamos en los nuevos proyectos. La hemos utilizado recientemente en Energreen.
Aplicando la técnica con el equipo interno, tras la formación del personal, podemos eliminar elementos innecesarios (Seiri), optimizar la organización de herramientas y materiales (Seiton) e ejecutar rutinas de limpieza periódicas (Seiso). Mediante la normalización de las prácticas (Seiketsu) y el mantenimiento disciplinado de las normas (Shitsuke), mejoramos la eficacia y la calidad del proceso, lo que también influye en un mayor valor para el cliente final.
La aplicación con éxito de esta técnica suele convertirse en un ejemplo inspirador para posteriores implementaciones en el resto de áreas de la empresa.