Sviluppato in Giappone e adottato da Toyota come parte integrante del suo sistema produttivo, il metodo delle 5S è una componente essenziale del lean system. Si concentra sul miglioramento dell'organizzazione del posto di lavoro al fine di aumentare efficienza e produttività riducendo gli sprechi.
La tecnica è estremamente utile in molteplici contesti, soprattutto quando ci si trova di fronte a situazioni di disordine e sporco, oggetti fuori posto, cassetti traboccanti e poco spazio. Le 5S permettono di organizzare in modo efficiente e razionale tutto ciò che si ha a disposizione. Grazie a questa tecnica, è possibile migliorare la gestione degli spazi e dei materiali, facilitando la vita quotidiana e riducendo lo stress legato al disordine.
Le sue origini si possono rintracciare nel concetto di "Kaizen", termine giapponese che significa miglioramento continuo, e si può applicare in tutte le aree di lavoro di un'azienda.
Le "5S" rappresentano cinque principi azionabili, ciascuno dei quali inizia con la lettera "S" secondo la terminologia giapponese:
Seiri (EN: Sort; IT: Selezionare): il primo passo della tecnica consiste nel separare gli oggetti necessari da quelli inutili e nell’allontanare questi ultimi. In questo modo si ottiene un migliore utilizzo degli spazi e si riduce il tempo di ricerca di materiali, utensili e informazioni.
A livello pratico viene definita la frequenza di utilizzo di ogni oggetto al fine di determinare la necessità di mantenerlo nello spazio di lavoro. Gli oggetti a bassa frequenza di utilizzo vengono spostati in uno spazio denominato Red Area. Definito un arco di tempo coerente con l’attività svolta nella postazione, se l’oggetto si rivela necessario durante le operazioni di lavoro può essere prelevato dalla Red Area. Quello che rimane al suo interno dopo l’intervallo di tempo stabilito viene allontanato definitivamente.
Seiton (EN: Set in order; IT: Ordinare): prevede l’individuazione di un unico posto per ogni oggetto necessario. Viene così ridotto il numero di movimenti e il tempo necessario per la ricerca degli oggetti e migliorata la sicurezza delle postazioni di lavoro.
Gli oggetti devono essere posizionati vicino al punto di utilizzo, garantendo accessibilità e utilizzando criteri condivisi che rendano gli strumenti facili da individuare, prelevare e riposizionare.
Seiso (EN: Shine; IT: Pulire): consiste nell’individuare ed eliminare la sporcizia dal luogo di lavoro e, al contempo, ispezionare per rimuovere le fonti che la producono. La pulizia rende l’ambiente di lavoro più confortevole, migliora il livello di sicurezza e aumenta la vita utile degli oggetti.
Seiketsu (EN: Standardize; IT: Standardizzare): si procede alla creazione di standard per la selezione degli oggetti necessari, ma soprattutto per mantenere l’ordine e la pulizia. In questo modo aumentano produttività ed efficienza e si concretizzano gli sforzi fatti con le prime 3s. Vanno definite le posizioni univoche di tutti gli oggetti e va calendarizzato un piano di pulizia che comprenda chi, quando, come e dove andranno svolte le attività.
Shitsuke (EN: Sustain; IT: Sostenere): per evitare regressioni è necessario applicare rigorosamente nel tempo la tecnica e migliorare gli standard creati. Per farlo si possono programmare attività di valutazione periodica, nelle quali prevedere anche spazi di condivisione e premiazione dei miglioramenti apportati.
L'implementazione delle 5S segue un percorso strutturato che inizia con la comprensione delle attuali condizioni di lavoro e procede attraverso le seguenti fasi, ripercorribili con il metodo SPDCA.
Scan: identificare l’area in cui applicare la tecnica, definire i team di lavoro e i team leader e verificare la disponibilità delle risorse.
Plan: formalizzare la pianificazione delle attività attraverso alcune tecniche, come per esempio quella delle 5W2H.
Do: erogare formazione, affrontare possibili resistenze, applicare praticamente il metodo seguendo strettamente la sequenza prescritta.
Check: verificare l’avanzamento delle attività e successivamente il livello dell’implementazione.
Act: condurre audit regolari per assicurare che gli standard siano rispettati e incoraggiare il feedback per miglioramenti continui.
L'adozione delle 5S porta numerosi vantaggi in termini di produttività e ambiente di lavoro. Alcuni di questi includono:
Efficienza migliorata: la riduzione del disordine e l'organizzazione del posto di lavoro riducono il tempo sprecato nella ricerca di strumenti o materiali, aumentando la produttività.
Migliore qualità del prodotto: un ambiente di lavoro pulito e ben organizzato riduce la probabilità di errori o difetti.
Sicurezza incrementata: pulizia e organizzazione riducono i rischi di incidenti sul lavoro.
Miglioramento del morale del personale: un ambiente pulito e ordinato aumenta il morale e la soddisfazione dei lavoratori.
Cultura del problem solving: le 5S incoraggiano un pensiero critico costante e il problem solving tra i dipendenti, facilitando un ambiente dove il miglioramento continuo diventa parte della cultura aziendale.
In conclusione, le 5S rappresentano non solo una metodologia di organizzazione fisica ma anche un cambio culturale. Il miglioramento che ne deriva può trasformare l'intera filosofia operativa di un'azienda portando risultati tangibili e una maggiore soddisfazione del cliente. Implementare le 5S significa adottare un approccio proattivo verso il mantenimento della qualità e dell'efficienza in ogni aspetto del lavoro quotidiano.
Quella delle 5S è una delle prime tecniche che applichiamo nei nuovi progetti. Di recente l’abbiamo utilizzata in Energreen.
Applicando la tecnica con il team interno all'azienda, a seguito della formazione del personale, riusciamo a eliminare gli elementi non necessari (Seiri), ottimizzare l'organizzazione degli strumenti e dei materiali (Seiton) e implementare routine di pulizia regolari (Seiso). Grazie alla standardizzazione delle pratiche (Seiketsu) e al mantenimento disciplinato degli standard (Shitsuke), miglioriamo l'efficienza e la qualità del processo, portando anche all'aumento del valore per il cliente finale.
La buona applicazione di questa tecnica si trasforma spesso in un esempio ispiratore per le successive implementazioni in tutte le altre aree dell'azienda.
Puoi trovare altri esempi di applicazione della tecnica nelle nostre Case History!